Na co zwrócić uwagę w pracy online. Wskazówki dla osób pracujących zdalnie

maseczka

Kto by się spodziewał, że przyjdzie nam żyć w czasach, gdzie kontakty międzyludzkie zostaną ograniczone, a my zostaniemy „przykuci” do swoich komputerów i chcąc, nie chcąc będziemy wykonywali swoją pracę nie tylko z pokoju w urzędzie, ale także z kuchni czy sypialni we własnym domu. Aby było zabawniej w sąsiednim pokoju to samo będą się starali robić nasi domownicy: mąż, żona, dzieci oraz kot, który właśnie w tej chwili potrzebuje najwięcej naszej uwagi… Brzmi znajomo? Jeśli tak, to ten artykuł postara się Wam pomóc (w pewnym stopniu) zrozumieć i uporządkować tę nową rzeczywistość i zapanować nad wszechogarniającym chaosem.

Nikt z nas nigdy nie przygotowywał się do pracy zdalnej. Nigdy nie było takiej potrzeby. Do tej pory widziało się osoby siedzące w kawiarni i „pracujące” na swoim modnym laptopie, co przez większość społeczeństwa było postrzegane jako przejaw ekstrawagancji i hipsterstwa .
Dzisiejsza rzeczywistość z wszystkich nas zrobiła hipsterów, z tym, że nie pracujących w kawiarniach (gdyż te są po prostu zamknięte), ale tułających się po kątach własnych mieszkań.

I tak, jak każda osoba ma swoje ulubione formy pracy, nazwijmy to analityczno – twórczej przed komputerem, gdzie nie musimy się z nikim za bardzo kontaktować, czasami odbieramy jakiś telefon, ale głównie po prostu siedzimy i coś piszemy, tak tego obszaru pracy w tym artykule nie będziemy zupełnie ruszać. Przyzwyczajeń się nie zmienia, nie dyskutuje z nimi i niech zostanie tak, jak to sobie przez lata ustaliliśmy.
Zajmiemy się tym co nowe – kontaktami online: przez różnego rodzaju narzędzia informatyczne do spotkań i pracy w grupach online.

Od czego zacząć?
Tak jak przed każdym spotkaniem, niezależnie czy jest ono prowadzone „w realu” czy też zdalnie przed każdym spotkaniem należy się do niego po prostu przygotować. Spotkanie online różni się od tradycyjnego tym, że tutaj musimy zadbać o znacznie więcej kwestii technicznych i organizacyjnych.

    • Przede wszystkim, do wszystkich osób, które mają wziąć udział w spotkaniu powinniśmy wysłać zaproszenie wraz z niezbędnymi danymi do logowania. Mogą to być linki do spotkania, czasami kody i hasła, za pomocą których każda sobą powinna się zalogować.
      Część programów do spotkań ma automatyczną funkcję przypomnienia przed spotkaniem o zbliżającym się jego terminie i wysyła np. wiadomość e-mail do uczestników spotkania. Jeśli używacie innych programów, albo po prostu nie wiecie jak opcję uruchomić to takie przypomnienie możecie wysłać sami. W natłoku różnego rodzaju wydarzeń uczestnicy mogą po prostu zapomnieć o Waszym spotkaniu.
    • Kolejną kwestią jest sprawdzenie czy wszystko działa na Twoim komputerze. Czy masz dostęp do Internetu, czy sygnał internetowy jest wystarczająco silny? Uruchom spotkanie 15-20 min. wcześniej aby sprawdzić czy działa mikrofon i kamerka. W każdym programie do wideokonferencji jest opcja sprawdzenia połączenia wideo oraz dźwięku. Przetestuj to, sprawdź czy wszystko działa.
    • Jeśli na spotkaniu będziesz pokazywać np. prezentacje, filmy czy linki do stron lub dokumentów, przygotuj je także wcześniej, wgraj do wspólnego katalogu, aby w trakcie spotkania nie przeszukiwać swojego komputera. Sprawdź czy działają wszystkie programy, które będziesz uruchamiać podczas spotkania oraz jak działają opcje udostępniania (share) w programie, którego używasz.
    • Sprawdź czy Twój komputer nie potrzebuje w tej chwili jakiejś bardzo ważnej aktualizacji. Nie ma nic gorszego niż komputer, który podczas spotkania zaczyna 40-minutową aktualizację systemu…
    • Przygotuj plan awaryjny. Nawet najlepszy sprzęt może zawieść. Plik z ważnym dokumentem, może się nie włączyć. Plan „B”, np. w formie tematycznego filmu,może uratować spotkanie.

Kiedy jesteście już przygotowani to teraz czas na:

Sprzęt (hardware)

Warunkiem koniecznym do pracy online jest oczywiście sprzęt, na którym tę pracę wykonujemy. Zdaję sobie sprawę z tego, że nie każdy dysponuje najnowszym laptopem renomowanej firmy, ale uwierzcie mi, wcale tego nie potrzebujecie.
Zacznijmy od zwykłego laptopa, bądź komputera stacjonarnego podłączonego do Internetu. Każdy laptop z zasady ma wbudowaną kamerkę internetową, mikrofon i głośniki, natomiast komputer stacjonarny będzie potrzebował dokupienia takiego urządzenia i podłączenia go do komputera za pomocą łącza USB lub Bluetooth.

Tu musimy dokonać pewnego wkładu finansowego, gdyż dobrej jakości kamerkę internetową z wbudowanym mikrofonem można już kupić w sklepie z elektroniką za kilkadziesiąt złotych. Warto dokonać takiej inwestycji, gdyż znacznie ona wpłynie na jakość naszych spotkań.
Możemy zakupić kamerkę bez wbudowanego mikrofonu, a do komunikacji dźwiękowej z innymi osobami użyć np. zestawu słuchawkowego, który dostajemy przy zakupie telefonu komórkowego. Taki zestaw ma zarówno mikrofon, jak i słuchawkę, które świetnie nadadzą się do spotkań. Korzystanie ze słuchawek, znacznie poprawia jakość połączeń i odcina nas od hałasów pojawiających się w tle naszego domu (zwierzęta, dzieci, sąsiad robiący remont).

Czasami zdarza się tak, że sprzęt, który posiadamy w naszym domu jest tak stary, że zupełnie nie nadaje się do połączeń internetowych. Nie chcemy, albo po prostu nie mamy środków na to, aby kupować nowy komputer w sklepie z elektroniką. Rozwiązaniem może być zakup sprzętu poleasingowego, który dostępny jest w specjalistycznych sklepach w każdym mieście lub po prostu dostępny do zakupu w Internecie.

Jako ostateczność w tym punkcie traktuję używanie telefonów komórkowych jako narzędzia do korzystania w trakcie wideokonferencji. Oczywiście, obecne smartfony są na tyle zaawansowane, że spokojnie obsłużą każde połączenie wideo, ale ich niestabilność obrazu, kadrowanie (o którym napiszę za chwilę) i ogólny efekt sprawiają, że osoba korzystająca z telefonu komórkowego wygląda mało profesjonalnie.

A co, jeśli nie mam wyboru i muszę korzystać z tego sprzętu, który mam?
W takim przypadku postarajcie się zoptymalizować sprzęt, który posiadacie. Jak to zrobić? Oto kilka rad:

1. Przed spotkaniem zrestartujcie swój komputer. To pozwoli nam wyłączyć wszystkie niepotrzebne procesy i odświeżyć pamięć komputera dzięki czemu będzie działał sprawniej.
2. Wyłączcie wszystkie inne programy i aplikacje – w szczególności przeglądarki internetowe. W obecnych czasach, kiedy wchodzimy na jakąkolwiek stronę internetową, automatycznie włączają nam się różne filmiki itp. Te materiały „zjadają” nam nasze łącze internetowe, przez co program do spotkań online działa wolniej, gorzej, albo w ogóle nie działa. Wyłączenie innych programów powinno poprawić jakość transmisji.
3. Spotkanie (telekonferencja) wymaga transferu wideo i audio. Jeśli podczas spotkania obraz lub dźwięk „rwą się”, pomocnym może być wyłączenie kamerki. Oczywiście nasi rozmówcy nie zobaczą nas wtedy, ale będziemy mogli komunikować się słownie, co z dwojga złego jest lepszym rozwiązaniem.

Oprogramowanie (software)

Niezależnie od tego, z jakich programów korzystamy (ZOOM, Webex, Teams, Meet), w celu nawiązywania połączeń online, zdecydowanie zalecam, aby te programy zainstalować na swoim komputerze/laptopie (jeśli jest taka możliwość). Oczywiście można korzystać ze spotkania tylko „klikając” na link i otwierając okno w przeglądarce internetowej, ale takie rozwiązanie bardziej obciąża łącze internetowe i sprawia, że gorzej nas będzie widać, słychać a w skrajnych przypadkach w ogóle nie połączymy się z innymi uczestnikami.
Pamiętajmy też, aby po zainstalowaniu danego programu, założyć w nim swoje indywidualne konto. Najczęściej związane jest to z podaniem swojego adresu mailowego i stworzeniem hasła do tego programu. Mając takie konto możemy korzystać z programu na różnych urządzeniach: zarówno w pracy, jak i w domu.

Ustawienia sprzętu (i nie tylko)

a. Kadrowanie
Zacznijmy od ustawienia kadru, w którym jesteśmy widoczni. W każdym programie do komunikacji zdalnej widzimy podgląd własnej osoby, czyli to, jak widzą nas inni. Zadbajmy, aby wizerunek ten był jak najbardziej korzystny.

Podstawowa zasada, jest taka, aby jedna osoba siedziała przed jednym komputerem. Dzięki temu w kadrze widzimy tylko jedną osobę, ale za to bardzo wyraźnie. W wyjątkowych sytuacjach, może się zdarzyć, tak, że w jednym kadrze będziemy widzieć dwie osoby, ale to jest już maximum na co możemy sobie pozwolić. Większa liczba osób w jednym kadrze nie ma większego sensu, bo albo ktoś się w nim nie mieści, albo osoby są bardzo małe i praktycznie niewidoczne dla innych uczestników spotkania.

Właśnie ten drugi przypadek często pojawia się w urzędach, które chcą pochwalić się zaawansowaniem technicznym w swoich salach konferencyjnych.
Taka forma komunikacji może i jest wygodna dla osób zasiadających w gmachu urzędu, jednak bardzo trudna dla uczestników spotkania. Praktycznie nie mamy kontaktu wzrokowego z osobami, z którymi rozmawiamy, a przy większej liczbie osób nawet nie widzimy, kto w danej chwili się wypowiada. Zdecydowanie odradzam tego typu ustawienie uczestników spotkania.

Zadbajmy również o to, jak wyglądamy w danym kadrze. Oto kilka ważnych rad:
a) Nie siadajmy zbyt daleko od kamerki, wówczas nasza postać jest za mała.
– Zamiast Was i Waszej wiadomości uczestnicy skupią się na szczegółach biura/mieszkania,
– Podczas spotkań zwracamy uwagę na mimikę – jeśli będziecie za daleko, twarz może wyglądać płasko,
– Przy zbyt dużych kadrach obowiązuje zasada: zbyt dużo wiedzy, za mało eksperta.

b) Nie siadajmy także zbyt blisko kamerki. Głowa nie może zajmować całego kadru!
– Zamiast Was i Waszej wiadomości skupimy się na szczegółach twarzy,
– Jeśli mimika jest zbyt intensywna, może to być komiczne dla odbiorców,
– Możecie być postrzegani jako nieprofesjonalni.

c) Nie ustawiajmy kamery zbyt nisko w stosunku do Waszej twarzy
– Kiedy ustawiacie aparat na poziomie talii lub patrzycie w dół – aparat sprawia, że wyglądacie na cięższych i starszych niż jest to w rzeczywistości,
– Wasze oczy są cały czas na wpół zamknięte, więc nie można zobaczyć wyraźnie całej twarzy,
– Wasz sufit jest cichym bohaterem spotkania online.

Podsumowując wszystkie powyższe „zakazy”, można wywnioskować z tego trzy złote zasady idealnego kadru:
– Odpowiedni dystans od kamerki
– Kamera internetowa na poziomie oczu
– Nie za dużo wolnej przestrzeni nad głową

b. Oświetlenie
Kolejnym ważnym elementem pracy online jest właściwe oświetlenie osoby będącej przed komputerem (kamerą). Specjalnie zaznaczam osoby a nie pomieszczenia, bo to właśnie osoba jest tutaj kluczowa. Jeśli widzieliście kiedyś zdjęcia, albo migawki ze studia telewizyjnego, to pewnie zauważyliście, że jest tam mnóstwo świateł. I te wszystkie światła skierowane są na ludzi, którzy są filmowani/nagrywani. To samo dotyczy nas pracujących online przed komputerem.

Przede wszystkim zadbajmy o tym, aby źródło światła, niezależnie czy jest ono naturalne czy też sztuczne – było skierowane na naszą twarz. Sytuacja odwrotna jest całkowicie zabroniona. Podczas ostatnich miesięcy pracy najczęściej pojawiającym się błędem, który popełniało wiele osób, było siadanie na tle okna. W takim ustawieniu światło pada na nas od tyłu – rozjaśniając tło, ale bardzo przyciemniając nasze twarze. Źle oświetlona twarz sprawia, że osoba będąca przed kamerą wygląda mniej korzystnie, starzej i oczywiście jest mniej widoczna. Każdy fotograf czy kamerzysta zawsze powie, że lepiej „prześwielić” twarz- czyli rzucić na nią za dużo światła, niż tę twarz „niedoświetlić”. Taki wariant jest po prostu bardziej korzystny, widać na twarzy mniej zmarszczek, itp.

Dlatego jeśli już pracujemy obok okna, zdecydowanie lepiej będzie jeśli światło zewnętrzne będzie oświetlało naszą twarz, a nie odwrotnie.
Jednak ze światłem dziennym wcale nie jest tak dobrze, jak mogłoby to się wydawać. Podczas słonecznego dnia na zewnątrz – ostre światło słoneczne będzie nas po prostu oślepiać, co sprawi że zaczniemy mrużyć oczy i znowu efekt nie będzie najlepszy…

Jakie rozwiązanie jest najbardziej optymalne?
Wydaje się nim być doświetlenie twarzy sztucznym światłem, najlepiej ze specjalnie przystosowanych do tego lamp. Mogą to być lampki „biurkowe”, które powinny być na każdym stanowisku pracy w większości biur/urzędów. Minusem tych lamp jest ich nierównomierne, punktowe świecenie.
Lepszym rozwiązaniem mogą być lampki LED-owe, które równomiernie rozprowadzają światło i większość z nich posiada regulację barwy światła (ciepła, neutralna, zimna). Takie lampki często używane są np. do robienia makijażu.

Najlepszym rozwiązaniem jest ustawienie lamp studyjnych z dyfuzorem (białym materiałem), które najlepiej oświetlają osobę, rozpraszają światło, nie rzucają cieni i są używane przez profesjonalistów. Minusem tych lamp jest oczywiście cena, która zaczyna się od kilkuset złotych, a górnego limitu chyba nie posiada… Niezależnie od wybranej opcji jakiekolwiek dodatkowe źródło oświetlenia jest lepsze niż jego brak, dlatego pamiętajcie, aby o to zadbać.

c. Scenografia
Na początku pandemii cały Internet obiegały zdjęcia przedstawiające osoby wypowiadające się publicznie ze swoich mieszkań, mające w tle ściany zapełnione półkami z książkami. Widok imponujący. Zdarzali się politycy, którzy także mieli całe ściany w książkach, ale po wnikliwej analizie okazywało się, że to po prostu była taka fototapeta. Tak czy inaczej, celem było pokazanie jakim się jest erudytą i oczytaną osobą.
Scenografia ma znaczenie. Wpływa na wyobraźnię osób rozmawiających z nami, oglądających nasze wypowiedzi. Przedmioty znajdujące się za nami mówią o nas: kim jesteśmy, czym się interesujemy, jaką profesję wykonujemy. Możemy scenografią wpływać na ogólny odbiór informacji, które przekazujemy.

Warto pamiętać, aby tej scenografii nie było „za dużo”. Może się tak zdarzyć, że za naszymi plecami będzie znajdował się cały duży lub długi pokój, w którym będzie wiele detali. Nasi słuchacze mogą się zatem skupić na rozszyfrowywaniu tego co mamy za plecami, zamiast na skupianiu się na tym, co mamy do powiedzenia. Takie „rozpraszacze” mogą zakłócać atmosferę spotkania. Sam byłem świadkiem sytuacji, kiedy prowadzący po długim wywodzie na jakiś bardzo ważny temat zapytał uczestników czy mają jakieś pytania i pytania oczywiście były: o gatunek kwiatka, który stoi gdzieś w głębi pokoju i imię kotka, który akurat wskoczył na biurko swojego pana.

d. Mistrzowie drugiego planu.
Zadbajcie o to, by się nie pojawili…

Kim są mistrzowie drugiego planu? To osoby, które w trakcie naszego wystąpienia wchodzą akurat do pokoju rozpraszając nas i naszą publikę. Oczywiście bardzo uroczą jest sytuacja, kiedy podczas wypowiedzi podejdzie do Was malutkie dziecko z prośbą czy może zjeść cukierka. Myślę, że większość osób oglądających taką scenę się rozczuli i uzna to za bardzo miłą sytuację. Gorzej, kiedy do pokoju wejdzie np. mąż w samej bieliźnie, po jakąś bardzo istotną rzecz, która jest mu niezbędna w tej chwili i akurat znajduje się w pokoju, z którego uczestniczysz w spotkaniu.\\

Mistrzowie drugiego planu pojawiają się także w urzędach. Szczególnie w pokojach, w których pracuje więcej niż jedna osoba – koleżanki i koledzy z pokoju mogą być istotnym „rozpraszaczem” uwagi osób będących z drugiej strony ekranu.

Aby uniknąć wyżej wymienionych sytuacji warto zadbać o to aby za naszymi plecami znajdowało się jak najmniej przestrzeni (więcej o tym pisałem w podrozdziale Kadrowanie), a także aby za naszymi plecami nie było drzwi, przez które w każdym momencie może ktoś wejść i zakłócić spotkanie.

Mam nadzieję, że te kilka uwag z mojej strony pomoże Wam bardziej profesjonalnie podejść do tematu spotkań w pracy online. Jak wiemy pandemia prędzej czy później zostanie opanowana, ale już dzisiaj coraz częściej pojawiają się głosy, że praca online z nami pozostanie na długie lata.

Przydatne linki:
https://zoom.us
https://www.youtube.com/user/ZoomMeetings
https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
https://www.youtube.com/watch?v=AFTuvIrwCNM
https://publicystyka.ngo.pl/jak-prowadzic-spotkanie-online-7-wskazowek

Autor: Krzysztof Leończuk – certyfikowany trener Stowarzyszenia Trenerów Organizacji Pozarządowych STOP, a także animator, doradca, koordynator projektów i ekspert w Ośrodku Wspierania Organizacji Pozarządowych w Białymstoku. Z ekonomią społeczną związany od 2005 roku jak trener, doradca i ekspert na poziomie lokalnym jak i krajowym. Współpracuje z TechSoup Europe w zakresie projektów medialnych i wdrażania nowych technologii w organizacjach pozarządowych. Od początku pandemii w 2020 roku testuje i wdraża narzędzia pracy zdalnej w instytucjach na terenie całego kraju

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *