Kto by się spodziewał, że przyjdzie nam żyć w czasach, gdzie kontakty międzyludzkie zostaną ograniczone, a my zostaniemy „przykuci” do swoich komputerów i chcąc, nie chcąc będziemy wykonywali swoją pracę nie tylko z pokoju w urzędzie, ale także z kuchni czy sypialni we własnym domu. Aby było zabawniej w sąsiednim pokoju to samo będą się starali robić nasi domownicy: mąż, żona, dzieci oraz kot, który właśnie w tej chwili potrzebuje najwięcej naszej uwagi… Brzmi znajomo? Jeśli tak, to ten artykuł postara się Wam pomóc (w pewnym stopniu) zrozumieć i uporządkować tę nową rzeczywistość i zapanować nad wszechogarniającym chaosem.
Nikt z nas nigdy nie przygotowywał się do pracy zdalnej. Nigdy nie było takiej potrzeby. Do tej pory widziało się osoby siedzące w kawiarni i „pracujące” na swoim modnym laptopie, co przez większość społeczeństwa było postrzegane jako przejaw ekstrawagancji i hipsterstwa .
Dzisiejsza rzeczywistość z wszystkich nas zrobiła hipsterów, z tym, że nie pracujących w kawiarniach (gdyż te są po prostu zamknięte), ale tułających się po kątach własnych mieszkań.
I tak, jak każda osoba ma swoje ulubione formy pracy, nazwijmy to analityczno – twórczej przed komputerem, gdzie nie musimy się z nikim za bardzo kontaktować, czasami odbieramy jakiś telefon, ale głównie po prostu siedzimy i coś piszemy, tak tego obszaru pracy w tym artykule nie będziemy zupełnie ruszać. Przyzwyczajeń się nie zmienia, nie dyskutuje z nimi i niech zostanie tak, jak to sobie przez lata ustaliliśmy.
Zajmiemy się tym co nowe – kontaktami online: przez różnego rodzaju narzędzia informatyczne do spotkań i pracy w grupach online.
Od czego zacząć?
Tak jak przed każdym spotkaniem, niezależnie czy jest ono prowadzone „w realu” czy też zdalnie przed każdym spotkaniem należy się do niego po prostu przygotować. Spotkanie online różni się od tradycyjnego tym, że tutaj musimy zadbać o znacznie więcej kwestii technicznych i organizacyjnych.
- Przede wszystkim, do wszystkich osób, które mają wziąć udział w spotkaniu powinniśmy wysłać zaproszenie wraz z niezbędnymi danymi do logowania. Mogą to być linki do spotkania, czasami kody i hasła, za pomocą których każda sobą powinna się zalogować.
Część programów do spotkań ma automatyczną funkcję przypomnienia przed spotkaniem o zbliżającym się jego terminie i wysyła np. wiadomość e-mail do uczestników spotkania. Jeśli używacie innych programów, albo po prostu nie wiecie jak opcję uruchomić to takie przypomnienie możecie wysłać sami. W natłoku różnego rodzaju wydarzeń uczestnicy mogą po prostu zapomnieć o Waszym spotkaniu. - Kolejną kwestią jest sprawdzenie czy wszystko działa na Twoim komputerze. Czy masz dostęp do Internetu, czy sygnał internetowy jest wystarczająco silny? Uruchom spotkanie 15-20 min. wcześniej aby sprawdzić czy działa mikrofon i kamerka. W każdym programie do wideokonferencji jest opcja sprawdzenia połączenia wideo oraz dźwięku. Przetestuj to, sprawdź czy wszystko działa.
- Jeśli na spotkaniu będziesz pokazywać np. prezentacje, filmy czy linki do stron lub dokumentów, przygotuj je także wcześniej, wgraj do wspólnego katalogu, aby w trakcie spotkania nie przeszukiwać swojego komputera. Sprawdź czy działają wszystkie programy, które będziesz uruchamiać podczas spotkania oraz jak działają opcje udostępniania (share) w programie, którego używasz.
- Sprawdź czy Twój komputer nie potrzebuje w tej chwili jakiejś bardzo ważnej aktualizacji. Nie ma nic gorszego niż komputer, który podczas spotkania zaczyna 40-minutową aktualizację systemu…
- Przygotuj plan awaryjny. Nawet najlepszy sprzęt może zawieść. Plik z ważnym dokumentem, może się nie włączyć. Plan „B”, np. w formie tematycznego filmu,może uratować spotkanie.
